SWPL Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością People S.K. przestrzega najwyższych standardów otwartości, przejrzystości, odpowiedzialności oraz zachowuje należytą staranność we wszystkich swoich działaniach.

Poniższy regulamin został wdrożony dla zapewnienia wsparcia swoim Pracownikom i Współpracownikom, w tworzeniu środowiska przyjaznego pracy i rozwojowi oraz funkcjonowania naszej firmy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i wartościami etycznymi.

Regulamin ma na celu umożliwienie Pracownikom, Współpracownikom, Dostawcom i Klientom zgłoszenie wszelkich działań ze strony SWPL Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością People S.K., które mogą być niezgodne z obowiązującymi prawem lub normami społecznymi.

Definicje wybranych działań niezgodnych z prawem.

Mobbing – to „działania lub zachowania dotyczące pracownika lub skierowane przeciwko pracownikowi, polegające na uporczywym i długotrwałym nękaniu lub zastraszaniu pracownika, wywołujące u niego zaniżoną ocenę przydatności zawodowej, powodujące lub mające na celu poniżenie lub ośmieszenie pracownika, izolowanie go lub wyeliminowanie z zespołu współpracowników” (Art. 94³. § 2. Kodeksu Pracy)

Dyskryminacja – nierówne traktowanie. Sytuacja, w której Pracownicy SWPL Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością People S.K. nie są równo traktowani „w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, w szczególności bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, a także bez względu na zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony albo w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy” (art. Art. 18^3a. § 1. Kodeksu Pracy).

Molestowanie – to „każde niepożądane zachowanie o charakterze seksualnym lub odnoszące się do płci pracownika, którego celem lub skutkiem jest naruszenie godności pracownika, w szczególności stworzenie wobec niego zastraszającej, wrogiej, poniżającej, upokarzającej lub uwłaczającej atmosfery; na zachowanie to mogą się składać fizyczne, werbalne lub pozawerbalne elementy”. (art. Art. 18^3a. § 6. Kodeksu Pracy).

Defraudacja – to „nielegalne przywłaszczenie sobie powierzonych pieniędzy lub innego majątku. Jest to przestępstwo zawodowe, mające na celu osiągnięcie korzyści majątkowych, popełniane przez osoby na wszystkich szczeblach organizacyjnych. Czyn ten wiąże się z użyciem podstępu oraz jest skierowany zarówno przeciwko pracodawcy, jak i przeciw innym pracownikom oraz całej organizacji” (Grzesiak L. (2016) Dylematy terminologiczne wokół pojęcia nadużycia w przedsiębiorstwach, „Finanse i prawo finansowe„, nr 3, s. 27).

Korupcja – to „obiecywanie, proponowanie, wręczanie, żądanie, przyjmowanie przez jakąkolwiek osobę, bezpośrednio lub pośrednio, jakiejkolwiek nienależnej korzyści majątkowej, osobistej lub innej, dla niej samej lub jakiejkolwiek innej osoby, lub przyjmowanie propozycji lub obietnicy takich korzyści w zamian za działanie lub zaniechanie działania w wykonywaniu funkcji publicznej lub w toku działalności gospodarczej” (art. 1 ust. 3 ustawy z dnia 9 czerwca 2006 r. o Centralnym Biurze Antykorupcyjnym).

Pranie brudnych pieniędzy to przyjęcie, posiadanie, używanie, przekazywanie lub wywożenie za granicę, ukrywanie, transfer lub konwersja, pomoc w przeniesieniu własności lub posiadania środków płatniczych, instrumentów finansowych, papierów wartościowych, wartości dewizowych, praw majątkowych lub innego mienia ruchomego lub nieruchomości, pochodzących z korzyści związanych z popełnieniem czynu zabronionego albo podjęcie innych czynności, które mogą udaremnić lub znacznie utrudnić stwierdzenie ich przestępnego pochodzenia lub miejsca umieszczenia, ich wykrycia, zajęcia albo orzeczenia przepadku (za art. 299 Kodeksu Karnego)

Konflikt interesu – pojawia się wtedy, kiedy Pracownik SWPL Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością People S.K. w trakcie realizowania swoich obowiązków może podejmować decyzje zagrażające jego bezstronności i niezależności, a mające bezpośrednio lub pośrednio wpływ na jego interes ekonomiczny lub osobisty.W przypadku pojawienia się konfliktu interesu Pracownicy mają obowiązek ujawnić w Firmie i uzyskać oficjalną zgodę na dany rodzaj działalności lub wspólnie podjąć decyzję o wycofania udziału w projekcie.

Wprowadzanie na rynek produktów niebezpiecznych i niezgodnych z wymogami

Działalność szkodliwa dla ochrony środowiska – to działania przestępcze przeciwko środowisku, przypadki podejmowania bezprawnych działań przeciwko ochronie środowiska i wprowadzanie na rynek niebezpiecznych produkty, które mogą wyrządzać szkodę środowisku.

Naruszenie ochrony prywatności i danych osobowych – pojawia się wtedy, gdy w wyniku incydentu została naruszona poufność, dostępność lub integralność danych co może powodować zaistnienie ryzyka dla praw i wolności osób fizycznych.

Jak zgłosić działania niezgodne?

W przypadku stwierdzenia działań niepożądanych w firmie, zgłaszający ma trzy możliwości działania w celu ich zgłoszenia:

1. Zgłosić do Zarządu z wykorzystaniem specjalnie dedykowanego adresu e-mail: signal@signal.net.pl
2. Zgłosić z wykorzystaniem poczty tradycyjnej przesyłając list zaadresowany na:
   SWPL Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością People S.K.
   Zarząd
   ul. Gwiaździsta 15A/411
   01-651 Warszawa
3. Zgłosić do wybranego Członka Zarządu (osobiście lub telefonicznie).

Co powinno zawierać zgłoszenie?

O ile to możliwe, zgłoszenie powinno zawierać:

• Informację czy ma być obsługiwane anonimowo;
• Nazwę działu, w którym wystąpiło zdarzenie;
• Dane osób (imię i nazwisko, stanowisko), które naruszyły przepisy prawa lub dobrych obyczajów;
• Datę/okres wystąpienia zdarzenia;
• Opis sytuacji;
• Informację czy zgłaszający chce otrzymywać informacje zwrotne o statusie zgłoszenia – dotyczy wyłącznie zgłoszeń nieanonimowych.

Można dokonać również zgłoszenia zewnętrznego do Rzecznika Praw Obywatelskich (pisemnie na adres: Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa, za pomocą formularza na stronie internerowej, na adres mailowy: biurorzecznika@brpo.gov.pl lub osobiście w jednym z czterech biur na terenie Polski) lub innego odpowiedniego organu, bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego lub bezpośrednio opinii publicznej za pośrednictwem platform online lub mediów społecznościowych lub mediom, urzędnikom pochodzącym z wyboru, organizacjom społeczeństwa obywatelskiego, związkom zawodowym lub organizacjom zawodowym i biznesowym.

Poufność i anonimowość

Wszystkie zgłoszenia, które otrzyma SWPL Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością People S.K., zostaną rozpatrzone i rozstrzygnięte zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa lokalnego. Tożsamość osób zgłaszających oraz inne dane umożliwiające ich identyfikację pozostaną poufne na wszystkich etapach procesu obsługi zgłoszenia działania niezgodnego. Tożsamość nie zostanie ujawniona w szczególności stronom trzecim, osobom podejrzanym o działania niezgodne oraz innym nieuprawnionym Pracownikom i Współpracownikom SWPL Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością People S.K.

Zgłoszenia przekazywane anonimowo będą przez nas rozpatrywane z największą starannością, należy jednak pamiętać, że taka forma przekazania informacji utrudnia nam jego obsługę i nie pozwala nam udzielić wsparcia ani zapewnić ochrony dla osoby zgłaszającej, jeżeli działanie dotyka ją w sposób bezpośredni. Sam proces analizy zgłoszenia jest utrudniony pod kątem zbierania dowodów.

Anonimowe zgłoszenie może być zrealizowane przez pocztę tradycyjną lub e-mail z nieimiennej skrzynki pocztowej. W przypadku poczty elektronicznej istnieje możliwość otrzymywania informacji zwrotnej na temat prowadzonych działań w tym temacie przez SWPL Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością People S.K. Przykładowy sposób anonimowego zgłaszania drogą e-mailową podany jest na końcu tej procedury.

UWAGA! Korespondencja tradycyjna adresowana na Zarząd może być wyłącznie otworzona przez Członków Zarządu.

W przypadku zgłoszeń imiennych, lub w przypadku zidentyfikowania osoby zgłaszającej anonimowo, zapewniamy wsparcie i ochronę zgłaszającego, przed działaniami odwetowymi w pracy oraz niezbędną pomoc przypadku konieczności współpracy z organem państwowym. Osoby zgłaszające są również na bieżąco informowane o statusie zgłoszenia.

Do działań odwetowych, które powodują niekorzystne traktowanie osoby zgłaszającej zalicza się:

• odmowę nawiązania stosunku pracy,
• wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy,
• niezawarcie umowy o pracę na czas określony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w sytuacji gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa,
• obniżenie wynagrodzenia za pracę,
• wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu,
• pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą,
• przeniesienie pracownika na niższe stanowisko pracy,
• zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych,
• przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracowniczych,
• niekorzystną zmianę miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy,
• negatywną ocenę wyników pracy lub negatywną opinię o pracy,
• nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze,
• wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe,
• nieuzasadnione skierowanie na badanie lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badanie,
• działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego.

Powyższych działań nie traktuje się jako działania odwetowe w sytuacji gdy jest to obiektywnie uzasadnione przez SWPL Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością People S.K.

Pracownik lub Współpracownik podlega ochronie prawnej dla sygnalistów gdy między zgłoszeniem a doświadczeniem niekorzystnego traktowania, bezpośrednio lub pośrednio, zachodzi ścisły związek przyczynowo-skutkowy, tak aby można było uznać niekorzystne traktowanie za działania odwetowe.

Jeżeli zgłoszenie nie wymaga ujawnienia danych osobowych, w procesie dochodzenia i sądowym, SWPL Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością People S.K. zapewnia pełną anonimowość osoby zgłaszającej.

Dostęp do zgłoszeń mają wyłącznie Członkowie Zarządu.

W przypadku podejrzenia o działania niezgodne Członka Zarządu zostaje on wyłączony z prac nad zgłoszeniem. Dostęp do Rejestru zgłoszeń oraz do listowej skrzynki zgłoszeniowej posiadają wyłącznie Członkowie Zarządu.

Obsługa zgłoszenia

Po otrzymaniu zgłoszenia Zarząd podejmuje następujące czynności:

• Poinformowanie w terminie 7 dni, w przypadku zgłoszeń nie anonimowych, osoby zgłaszającej o przyjęciu zgłoszenia wewnętrznego.
• Analiza sytuacji pod kątem wystąpienia niezgodności z prawem lub normami społecznymi.
• Rozmowa z Pracownikami Działu w celu weryfikacji zgłoszenia i uzyskania dowodów.
• Rozmowa z Pracownikami wskazanymi w zgłoszeniu jako sprawcami niezgodności.
• Wprowadzenie zgłoszenia do rejestru działań niezgodnych.
• Stworzenie raportu opisującą zgłoszony przypadek.
• Podjęcie odpowiednich działań na podstawie rekomendacji wskazanych w raporcie
• W przypadku zgłoszenia imiennego, w ciągu 30 dni od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, przekazanie Pracownikowi informacji o statusie obsługi zgłoszenia. W przypadku zgłoszeń anonimowych Pracownicy nie otrzymują informacji zwrotnej.

Możliwe działania do podjęcia po przeanalizowaniu zgłoszenia

W zależności od rodzaju zgłoszenia Zarząd może podjąć decyzje przewidziane przez obowiązujące prawo.

Składanie fałszywych zawiadomień

Przy składaniu zawiadomienia o popełnianiu czynów niezgodnych z prawem lub normami społecznymi, należy pamiętać, że:

• zniesławienie stanowi przestępstwo ścigane z oskarżenia prywatnego. Zgodnie z art. 212. § 1. „Kto pomawia inną osobę, grupę osób, instytucję, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną niemającą osobowości prawnej o takie postępowanie lub właściwości, które mogą poniżyć ją w opinii publicznej lub narazić na utratę zaufania potrzebnego dla danego stanowiska, zawodu lub rodzaju działalności, podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.”
• Dokonując zgłoszenia, osoba powinna mieć uzasadnione podstawy, by sądzić, w świetle okoliczności i informacji, jakimi dysponuje w momencie zgłaszania, że zgłaszane przez nią kwestie są prawdziwe.
• Osoby, które dokonały zgłoszenia w złej wierze, niepoważnego lub stanowiącego nadużycie, i w momencie zgłaszania celowo i świadomie przekazały błędne lub wprowadzające w błąd informacje, zgodnie z przepisami prawa nie podlegają ochronie zapewnianej sygnalistom.

Przykładowy sposób anonimowego zgłoszenia drogą e-mail

1. Wejdź na stronę https://protonmail.com/pl/
2. Kliknij w przycisk „Załóż swoje szyfrowane konto e-mail”.

3. Postępuj zgodnie z instrukcjami zakładania konta:

• Wybierz rodzaj konta

• Wybierz swoją nazwę użytkownika, jeżeli chcesz zrobić zgłoszenie anonimowe to nie używaj swoich prawdziwych danych – imienia nazwiska, pseudonimu, innych informacji, które mogą Cię zidentyfikować.

• Zweryfikuj się potwierdzając utworzenie hasła SMS-em lub adresem mailowym. Proton gwarantuje, że nie wiążę konta e-mail w swojej usłudze z innymi danymi użytkownika. SWPL Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością People S.K. również nie ma możliwośći uzyskania informacji kto jest użytkownikiem konta.

• Wprowadź swój kod weryfikacyjny, który otrzymasz na adres e-mail lub SMS na telefon.

4. Napisz e-mail zawierający informacje wskazane w tej procedurze i prześlij na adres: signal@signal.net.pl. Pamiętaj, żeby nie podpisywać wiadomości danymi pozwalającymi na Twoją identyfikację.

ProtonMail jest jednym z dostępnych na rynku uslugodawców poczty elektronicznej i został przedstawiony jako przykładowe narzędzie do anonimowego zgłaszania niezgodności.

Warszawa, 16.10.2024

Aktualizacja: 05.11.2024

Zatwierdził: Prezes Zarządu:Michał Cyrkunowicz